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Encargos con anticipo: cómo apartar pedidos en una carnicería o tienda
Un encargo es un pedido que el cliente aparta para recoger después, con fecha y hora de recogida y, si quiere, un anticipo. En AnaquelIA el encargo aparta la mercancía sin venderla: el inventario baja hasta que se entrega, y mientras tanto el sistema avisa antes de vender lo apartado a otro cliente. Al entregar se ajusta el peso real y se cobra solo el saldo.
Para qué sirven los encargos
Son útiles sobre todo en carnicerías y en tiendas que reciben pedidos con anticipo: 12 kg de pechuga para la fiesta del sábado, 20 tortas para el lunes. Sin un control, el pedido vive en una nota o en la memoria de alguien, y lo apartado se vende por error a otro cliente.
Cómo funciona, paso a paso
- Registras el encargo: cliente (existente o nuevo, con su teléfono), fecha y hora de recogida, y los productos en kilos o en piezas, con una nota por producto si hace falta (por ejemplo «rejalada»).
- Cobras el anticipo, si el cliente deja dinero por adelantado, en efectivo, tarjeta o transferencia.
- Entregas el comprobante al cliente: se imprime o se manda por WhatsApp, con el folio, los productos, el total estimado, el anticipo y el saldo pendiente.
- Marcas el encargo como listo y avisas por WhatsApp: se abre WhatsApp con el mensaje ya escrito (nombre, folio, fecha de recogida y saldo) y lo envías tú.
- Entregas y cobras el saldo: ajustas la cantidad final de cada producto con el peso real de la báscula y el sistema cobra solo lo que falta, restando los anticipos.
Al entregar se crea una venta como cualquier otra, el inventario baja y el encargo queda como entregado, ligado a esa venta.
La mercancía apartada no se vende por error
Al guardar un encargo, el sistema aparta la cantidad de cada producto. Lo que se puede vender libremente es lo que hay en existencia menos lo apartado para encargos. Si al guardar no alcanza, avisa («Mercancía insuficiente») y puedes reservar de todos modos: el encargo queda marcado como «Sin cubrir» para que revises el inventario antes de entregarlo.
En la caja, si alguien intenta vender más de lo libre, aparece una alerta que indica cuánto está apartado y para quién. El cajero elige entre respetar la reserva o vender de todos modos, y esa autorización queda registrada.
Anticipos y caja
- El sistema sugiere un anticipo del 10 % del total, y puedes cambiarlo o quitarlo.
- El anticipo en efectivo entra a la caja como una entrada con el folio del encargo, y al entregar se registra la salida correspondiente para no contarlo dos veces en el corte.
- Si se cancela un encargo con anticipo cobrado, solo el administrador puede hacerlo, con su PIN. El efectivo se reembolsa desde la caja; si el anticipo fue con tarjeta o transferencia, la devolución del dinero se hace a mano.
- Un encargo cancelado no se borra: queda en el historial.
Lo que conviene saber
- El saldo se cobra al recoger, en efectivo, tarjeta o transferencia. Un encargo no se entrega a fiado.
- El total estimado usa el precio del catálogo al registrar el encargo, pero al entregar se cobra con el precio vigente en ese momento.
- Un encargo vencido (su fecha ya pasó) no se cancela solo: sigue pendiente hasta que lo entregues o lo canceles. Aparece en la tarjeta «Encargos para hoy» del inicio y en el botón «Cobrar encargo» de la caja.
- Cualquier empleado crea, edita, cobra anticipos y entrega encargos. Si tu tienda no maneja encargos, el módulo se puede ocultar.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un encargo en AnaquelIA?
Es un pedido que el cliente aparta para recoger después, con fecha y hora de recogida y un anticipo opcional. Aparta la mercancía pero no la vende: el inventario baja hasta que el encargo se entrega.
¿Puedo pedir un anticipo en un encargo?
Sí. Se puede cobrar al crear el encargo o después, en efectivo, tarjeta o transferencia. El sistema sugiere el 10 % del total y al entregar descuenta los anticipos del saldo.
¿Qué pasa si el peso real es distinto al pedido?
Al entregar ajustas la cantidad final de cada producto, por ejemplo con el peso de la báscula, y el saldo se recalcula con esa cantidad y el precio vigente.
¿Se puede vender la mercancía apartada para un encargo?
La caja avisa cuando se intenta vender más de lo libre. El cajero puede respetar la reserva o vender de todos modos; en ese caso el encargo puede quedar marcado como «Sin cubrir».
¿Se puede cancelar un encargo con anticipo?
Sí, pero solo un administrador con su PIN. El anticipo en efectivo se reembolsa desde la caja; el de tarjeta o transferencia se devuelve a mano.
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